Construire son premier tableau de Personal Kanban

Construire son premier tableau de Personal Kanban est vraiment quelque chose de très simple.

Tout ce qu'il vous faut est un tableau blanc ou, à défaut, un mur, des crayons-feutres et des feuillets adhésifs.

Une première étape consiste à établir votre chaîne de valeur.

La chaîne de valeur représente le flux de votre travail de son début à son achèvement. Il vous permet de dessiner une véritable carte de votre travail.

Le mieux est de commencer par la chaîne de valeur la plus simple, avec seulement trois colonnes:

• BACKLOG: travail en attente d'exécution
• EN COURS: travail en cours
• FINI: travail achevé

Cette configuration très simple vous permettra de commencer à mieux comprendre le contexte de votre travail. Vous pourrez ensuite le modifier en fonction de vos besoins.

Une deuxième étape consiste à établir votre backlog.

Le backlog représente tout le travail que vous n'avez pas encore fait et qu’il vous reste à exécuter.

Commencez par dresser la liste de toutes les choses à faire. Pour cela, utilisez un feuillet adhésif par tâche ou projet, en prenant soin de ne rien négliger.

Vous vous en sentirez soulagé, car cela vous permettra de prendre la mesure du travail à accomplir.

La troisième étape consiste à établir votre limite de WIP.

La limite de travail en cours ou WIP (de l'anglais Work in Progress) c'est la quantité de travail en cours que vous pouvez gérer à un moment donné.

Nous avons tous une tendance chronique à laisser les tâches à moitié ou même presque terminées. le fait de visualiser permet de prendre conscience de l'accumulation de tâches non complétées. La solution est simple: passez vos tâches en revue, débarrassez-vous-en une à une, finissez le travail.

Pour trouver le juste équilibre dans votre travail, il faut commencer par définir une limite de travail en cours arbitraire, disons pas plus de trois tâches. Ajoutez ce nombre à votre colonne EN COURS. Assurez-vous de commencer avec un nombre réaliste, vous permettant de respirer. Attendez-vous à voir cette limite changer.

La quatriéme étape consite à commencer à tirer les tâches

Tirer: faire passer une tâche d'une colonne de la chaîne de valeur à la suivante.

Chaque fois que vous vous le faites, définissez des priorités en fonction de votre contexte actuel.

Plongez dans votre BACKLOG et de là tirez les tâches de plus haute priorité vers EN COURS. Ne tirez pas plus que votre limite de TAF ne vous le permet.

Quand vous complétez une tâche, tirez celle-ci vers FINI.

Votre colonne FINI devrait rapidement commencer à se remplir, reflétant en cela votre productivité.

C'est aussi simple que cela. Utiliser ce Kanban personnel de base pendant quelque temps vous permettra une meilleure compréhension de votre travail. Son évolution ira de pair avec celle de votre Kanban personnel.

Qu'est-ce que le Kanban et le Personal Kanban ?

Le terme kanban peut avoir plusieurs sens.1. Le mot japonais kanban.Au départ, kanban est le mot japonais pour une carte, un ticket ou un signe.Kan = VisuelBan = carte2. Le kanban dans le système de production de ToyotaAu lendemain de la seconde guerre mondiale, l’ingénieur japonais Taiichi Ōno s’inspira du système de carte communément utilisé pour le réapprovisionnement dans les supermarchés et l’adapta aux besoins de la production automobile chez Toyota.C’est ainsi qu’un système de cartes permettait désormais à chaque étape du processus de production industrielle d’indiquer en amont le besoin de réapprovisionner un poste de travail sur la chaîne de montage.Un tel système qui fonctionne en quelque sorte à reculons : chaque fois qu’une pièce est utilisée, la carte de kanban correspondante est envoyée en amont pour qu’une nouvelle pièce soit produite et livrée. Le kanban sert à signaler le besoin qui se manifeste. La pièce requise est ainsi produite en fonction de la demande, au moment opportun. Un tel système de travail à flux tiré permet de minimiser l’inventaire.Le kanban est donc depuis lors un outil on ne peut plus simple mais qui se révèle très précieux pour gérer le flow et la production de composants dans le système de production de Toyota.3. Le kanban chez les développeurs de logiciels En substance, au tout début du vingt-et-unième siècle, certains développeurs de logiciels s’inspirèrent du Kanban industriel et l’adaptèrent aux besoins spécifiques de leur travail d’équipe.Le contexte était bien différent: il ne s’agissait plus de production industrielle, mais de travail des connaissances.Une telle pratique Lean du développement de logiciels prit le plus souvent la forme de l’utilisation d’un tableau blanc et des feuillets adhésifs.Il est intéressant d’observer que ces informaticiens loin d’avoir recours à un logiciel pour faire gérer leur projets de développement souvent d’une grande complexité aient eu recours à une approche low tech.4. Le Personal KanbanLe Personal Kanban est une façon très simple de visualiser son travail pour mieux le gérer en utilisant un tableau de kanban.Nous sommes tous l'objet de multiples sollicitations, entre les tâches à exécuter, les personnes avec qui interagir, les responsabilités que nous pouvons avoir et même nos loisirs. Par ailleurs, les plans les mieux conçus doivent composer avec la réalité, toujours pleine d'incertitude, et nous devons savoir faire preuve de flexibilité et nous adapter rapidement à des circonstances toujours changeantes. Notre cerveau trouve toutefois bien difficile de jongler avec des priorités multiples.Le Personal Kanban se révèle précieux à cet égard. Il permet de visualiser la quantité de travail que nous avons à faire et la façon dont nous l'exécutons. C'est une façon très simple de dresser une carte de votre travail. Celle-ci a vocation à s'adapter parfaitement aux circonstances personnelles de chacun. Le Personal Kanban peut-être mis en oeuvre tant individuellement qu'au sein de votre famille ou de votre équipe de travail.Le Personal Kanban n'a que deux règles:

• Règle n° 1. Visualiser votre travail.
• Règle n° 2. Limiter votre travail en cours.

C'est aussi simple que cela.Pour se faire, on utilisera un premier Personal Kanban qui vous permettra une meilleure compréhension de votre travail. L’évolution de celle-ci ira de pair avec celle de votre tableau de Kanban personnel.Mon prochain billet vous expliquera comment construire son premier tableau de Personal Kanban.

Personal Kanban : le livre

Le livre de Jim Benson et Tonianne DeMaria Barry, Personal Kanban : Mapping Work | Navigating Life, qui a reçu en 2013 le Shingo Prize for Operational Excellence, la distinction la plus élevée dans le domaine du Lean est désormais disponible en français, sous le titre de Personal Kanban: Visualisez votre travail | Pilotez votre vie. On peut le trouver en France sur Amazon.fr sous forme de livre broché et de livre électronique Kindle ainsi qu'au Canada sur Amazon.ca sous forme de livre broché et de livre électronique Kindle..Voici la préface que j'ai rédigée pour introduire le livre, qui donne une bonne idée de la pertinence de l'approche du Personal Kanban et vous incitera je l'espère non seulement à acheter le livre, mais surtout à essayer cette approche de l'efficacité personnelle.PréfaceNous vivons dans un monde de plus en plus complexe. De profondes mutations dans les façons de travailler se sont produites pendant les trente dernières années. La vitesse à laquelle circule l’information ne cesse de s’accélérer. Jour après jour, chacun d’entre nous a fort à faire et se sent souvent débordé. Trouver le temps de vraiment penser en profondeur est devenu un luxe. Nous avons le sentiment d’être lancé dans une sorte de fuite en avant dont le but est de faire toujours plus, toujours plus rapidement. La multiplication des livres et des articles sur la productivité personnelle est tout à fait symptomatique de ce malaise. Leurs auteurs clament bien haut pouvoir apporter une solution à ce nouveau mal du siècle pour les travailleurs et travailleuses des connaissances. Ce qu’ils proposent se révèle toutefois la plupart du temps extrêmement décevant. Personal Kanban : Visualisez votre travail | Pilotez votre vie, le livre de Jim Benson et Tonianne DeMaria Barry, fait exception à la règle.Initialement d’un naturel plutôt désorganisé, j’ai cherché pendant une bonne vingtaine d’années la meilleure façon de faire face aux exigences d’une vie professionnelle très intense. Aussi ai-je commencé par explorer diverses méthodes de gestion du temps. Elles avaient en commun d’être excellentes en théorie, mais elles ne résistaient malheureusement pas à l’épreuve de la réalité et de la complexité de la vie. Il m’est devenu de plus en plus clair au fil des ans que vouloir gérer son temps était un peu comme de vouloir contrôler la mer alors que tout ce qu’on peut faire, c’est de surfer sur les vagues. J’ai ensuite utilisé pendant plusieurs années une méthode qui mettait, à juste raison, l’accent sur la gestion des flux de travail. Le catalogage systématique des projets et des tâches au moyen d’un jeu de listes m’inspirait un sentiment de contrôle. Il n’en restait toutefois pas moins que la multiplication des tâches s’accumulant dans de telles listes s’avérait décourageante à l’usage. L’absence d’un système permettant d’établir des priorités se faisait cruellement sentir. Je ne savais souvent plus par où commencer et je me sentais véritablement dépassé. Les résultats obtenus n’étaient ainsi clairement pas à la hauteur de la promesse ultime d’un flux de travail personnel s’écoulant harmonieusement.C’est alors que j’ai découvert le livre de Jim Benson et Tonianne DeMaria Barry qui proposait un défi : celui d’oser la simplicité. Je dois admettre avec humilité que j’étais initialement sceptique et que je n’accrochais guère à l’idée de visualiser mon travail avec des feuillets adhésifs comme le suggéraient les auteurs. Je me suis dit en moi-même : « ce que je fais est beaucoup trop sophistiqué pour être réduit à un tableau rempli de feuillets adhésifs ». J’en suis toutefois arrivé à tenter l’expérience : après tout, certains développeurs de logiciels n’utilisaient-ils pas eux- mêmes le kanban pour gérer des projets complexes ? Je dois dire que j’ai été rapidement aussi surpris que séduit par l’amélioration quasi immédiate qui s’est produite.Personal Kanban : Visualisez votre travail | Pilotez votre vie est un livre original, en ce sens qu’il présente une approche profondément nouvelle. Le Personal Kanban est d’une grande simplicité et repose sur deux règles, et seulement deux règles. L’une prescrit de visualiser son travail, le plus souvent au moyen de feuillets adhésifs ; l’autre de limiter en permanence son travail en cours, c’est-à-dire les tâches que l’on entreprend : en d’autres mots, terminer ce que l’on a commencé avant d’entreprendre autre chose. Aussi rien n’est-il plus facile que de se lancer dans la pratique de cette méthode — créer son tableau de Personal Kanban n’est l’affaire que de quelques minutes — pour voir par soi-même ce qui peut se produire. Il faut dire que l’on est rapidement surpris. Le simple fait de créer un tableau sur lequel on visualise ses tâches à accomplir permet d’y voir beaucoup plus clair. Le simple fait de limiter son travail en cours et de s’efforcer, autant que faire se peut, de finir les tâches que l’on a commencées avant d’en entreprendre de nouvelles — en d’autres termes « arrêter de commencer et commencer à finir » — permet à notre flux de travail de bien mieux s’écouler. Si commencer à utiliser le Personal Kanban porte ses premiers fruits en permettant de devenir plus productif très rapidement, ce n’est toutefois que le tout début d’un cheminement à plus long terme.Une productivité accrue ne saurait en effet en aucune façon être une fin en soi. Cela ne devrait être qu’un moyen. Devenir initialement plus productif permet de se donner enfin le temps nécessaire pour réfléchir à comment amorcer une véritable démarche d’amélioration continue, qui seule permet de passer au niveau de performance supérieur. Aussi s’agira-t-il d’observer attentivement ce qui se passe en s’efforçant de mieux comprendre son travail. Des rétrospectives régulières permettent de tirer les enseignements qui s’imposent et de mener des expérimentations à petite échelle. Notre tableau de kanban personnel devient ainsi un véritable outil d’apprentissage sur notre travail. S’il est de bon ton de parler, le plus souvent sous un mode incantatoire, d’organisation apprenante, le Personal Kanban incarne une telle démarche, tant pour un individu que pour une équipe. La méthode est simple, en apparence presque trop simple, pourtant elle donne des résultats spectaculaires.Le tour de force accompli par Jim Benson et Tonianne DeMaria Barry a été d’écrire un ouvrage qui est éminemment pratique, tout en introduisant d’une façon très habile les éléments de théorie indispensables qui sous-tendent leur démarche, d’une manière qui les rend facilement assimilables. La lecture de Personal Kanban : Visualisez votre travail | Pilotez votre vie se révèle un véritable plaisir intellectuel. Ce livre remarquable, on ne peut plus « pratico-pratique », s’efforce de promouvoir une dynamique dans laquelle action et réflexion vont véritablement de pair. En effet, le Personal Kanban facilite l’action, tout en plaçant l’esprit critique au centre même de sa démarche. S’il est des livres qui se lisent plume en main, celui-ci fait plutôt partie de ceux qui appellent une lecture expérientielle. Aussi invitons-nous le lecteur ou la lectrice à le lire feuillets adhésifs et feutre en main et à se lancer au fil de la lecture dans la conception de leur premier tableau de Kanban.

Prioritization: How to Prioritize when there is no Priority (Video One)

Prioritization is stressful. We find ourselves prematurely making value decisions about what to pull and when (right now!)In our Gold Call* this week, one of the attendees asked "How can I prioritize my work when there is no clear priority? Everything seems equally important?"This is a deeper issue that simply being indifferent...we are constantly worried (like stressed) about what the best thing is for us to do next. If we make the wrong choice, what might the consequences be?Extreme stress might result when we simply don't know what is most important. At that point, we need to start asking other questions about the work. Is it difficult? Is it going to make me happy? Does it involve other people?This video digs into those issues. In my next post, because choice is not a simple topic, we will go into other ways to select work.  (Also, look at the links below this video for more Personal Kanban posts on prioritization.)*Every two weeks out Gold Personal Kanban class members have a one hour chat about what we're working on, how the are working with Personal Kanban, and challenges they are facing. The students, as well as Tonianne and I, work to solve those challenges. They are fun, engaging, and helpful conversations.

Do Meetings Go On my Personal Kanban?

What to do with meetings? They happen all the time, they take up time, they sure seem like work. But putting every meeting on a Personal Kanban would be onerous and annoying. (video about this is below)So the answer is a qualified no. Or a qualified yes.Your Personal Kanban has several roles in your life. The first is to let you know what you need to do. A close second is letting others know.So meetings will appear on your Personal Kanban if:

• you need to prepare for them;

• they are stressful and you can't stop thinking about them;

• they will take up a lot of time (like 3 or 4 hours); or

• people on your team need to know.

Regular staff meetings or ad hoc meetings are part of other tasks usually and don't get called out specifically on the board.By the way, I was originally asked this on Stack Exchange. If you have any questions about Personal Kanban, please let us know.